Kopsavilkums
Biroja projekts parasti sākas ar biznesa iemeslu: beidzas nomas līgums, komanda aug vai sarūk, mainās hibrīdā darba kārtība vai birojs vairs nepalīdz piesaistīt un noturēt cilvēkus. Pirms meklēt telpas, vadībai jāatbild uz trim jautājumiem: cik cilvēku un cik bieži strādās birojā, kādas darba aktivitātes tam jāatbalsta un kāds ir budžets visam kalpošanas laikam. Latvijas normatīvi nenosaka minimālo platību uz darbinieku skaitļos, tāpēc platība jāpamato ar patiesiem noslodzes datiem, nevis ar aptuveniem pieņēmumiem. CBRE 2025. gada Eiropas aptaujā vidējā biroja noslodze nedēļā ir 46%, bet visnoslogotākajā dienā 71%: birojs jāplāno visnoslogotākajai dienai, nevis vidējai.
Galvenie lēmumi secībā:
- Izmēriet pašreizējo noslodzi un hibrīdā darba politiku.
- Definējiet darba aktivitātes un vietu veidus.
- Izvēlieties vietu attiecību un aprakstiet to brīfā.
- Salīdziniet risinājumus pēc kopējām izmaksām, ne tikai iegādes cenas.
- Plānojiet pārcelšanos tā, lai darbs neapstātos.
Kad sākt un kas jāiesaista
Sāciet plānošanu, pirms parakstāt telpu nomas līgumu vai pieņemat lēmumu par pārbūvi. Tieši telpu izmērs un forma nosaka, cik daudz no plāna var īstenot. Pats plānojums prasa maz laika: OSPACE pieredzē birojam līdz 30 darba vietām to var izstrādāt aptuveni vienā dienā, birojam līdz 100 darbiniekiem aptuveni trīs dienās. Ja pārcelšanās notiek bez remonta un pārplānošanas un telpas jau ir nomātas un gatavas, OSPACE pieredzē no pirmās tikšanās līdz mēbeļu montāžai paiet aptuveni 6 nedēļas. Dažās dienās izstrādā darba vietu izvietojumu, tikšanās laikā to koriģē un saskaņo, un pēc tam aptuveni 4 nedēļās mēbeles piegādā un samontē. Šajā laikā pietiek laika arī vieglajiem darbiem telpās: pārvietot dažas rozetes, pārkrāsot sienas un nomainīt apgaismojumu. Ja vajag remontu vai pārplānošanu, termiņš ir garāks un atkarīgs no būvdarbu apjoma.
| Loma | Ko nosaka | Kas jāsagatavo |
|---|---|---|
| Vadība (CEO/COO) | Mērķi, budžets, hibrīdā darba politika | Lēmums, kam birojs paredzēts |
| HR | Darbinieku vajadzības, piesaiste un noturēšana | Aptauja, darbinieku skaits un izaugsmes plāns |
| Finanses (CFO) | Budžets un kopējās izmaksas | Nomas, iekārtošanas un uzturēšanas pieņēmumi |
| Biroja vai administratīvais vadītājs | Ikdienas darbība un pārcelšanās | Pašreizējā noslodze, pakalpojumi, laika grafiks |
| IT | Sakari, tehnika, rezervēšanas sistēma | Tehniskās prasības |
| Dizainers vai arhitekts | Plānojums un risinājumi | Telpu analīze un plānojuma varianti |
Cik daudz platības vajag
Latvijā nav noteikta minimālā biroja platība uz vienu darbinieku kvadrātmetros. MK noteikumi Nr. 359 “Darba aizsardzības prasības darba vietās” prasa, lai darba telpas būtu pietiekami plašas, augstas un ar atbilstošu gaisa tilpumu. Brīvajai grīdas platībai pie darba vietas jādod pietiekama kustību brīvība darba veikšanai (24.1. un 24.2. punkts).
Tas nozīmē, ka platību nosaka jūsu darba modelis, nevis likums. Plānojot ņemiet vērā:
- Cik cilvēku ir birojā visnoslogotākajā dienā, nevis cik darbinieku ir uzņēmumā.
- Kādas darba vietas vajag: koncentrētam darbam, sadarbībai, zvaniem, sapulcēm, atpūtai.
- Kopīgās zonas un tehniskās telpas: recepcija, virtuve, noliktava, serveris, gaiteņi.
- Izaugsmes rezervi līguma termiņam, ja tāda ir jūsu biznesa plānā.
Salīdzinot skaitļus, atšķiriet divus rādītājus: darba vietas platību (galds, krēsls un kustības zona) un kopējo biroja platību uz cilvēku (ar sapulču telpām, virtuvi, gaiteņiem un tehniskām telpām). Otrais vienmēr ir vairākas reizes lielāks.
| Rādītājs | Vērtība | Avots |
|---|---|---|
| Darba vieta atvērtā birojā, OSPACE prakse | aptuveni 10–12 m² | OSPACE projektu pieredze |
| Uzņēmumi, kas mērķē uz darba vietu mazāku par 50 sq ft (~4,6 m²) | 78% | JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2025 |
| Kopējā platība uz cilvēku, pašreiz | 15,3 m² | JLL, 2025 |
| Kopējā platība uz cilvēku, uzņēmumu mērķis | 12,3 m² | JLL, 2025 |
| Vidējā platība uz darbinieku pasaulē | 13,3 m² | JLL aptauja 33 pilsētās, 2021 |
| Prāga (tuvākais reģionālais salīdzinājums) | 11 m² | JLL, 2021 |
| Vidējais darba vietu blīvums, Lielbritānija | 9,6 m² | BCO, Office occupancy: density and utilisation, 2018 |
Kvadrātmetri pārrēķināti no kvadrātpēdām (1 sq ft ≈ 0,093 m²).
Hibrīdais darbs: plānojiet visnoslogotākajai dienai
Hibrīdā darba politika ir galvenais platības faktors. Dati rāda, ka biroji nedēļas laikā ir noslogoti nevienmērīgi:
| Rādītājs | Vērtība | Avots |
|---|---|---|
| Vidējā biroja noslodze nedēļā, Eiropa | 46% | CBRE, 2025 |
| Noslodze visnoslogotākajā dienā, Eiropa | 71% | CBRE, 2025 |
| Darba devēji, kas grib darbiniekus birojā 3+ dienas | 54% | CBRE, 2025 |
| Darba devēji, kas to panāk | 42% | CBRE, 2025 |
| Uzņēmumi, kas samazināja biroju pārāk un tagad paplašina | 21% | CBRE, 2025 |
Vietu attiecība. Lielākā daļa organizāciju virzās uz 1,01–1,49 darbiniekiem uz vienu darba vietu, un attiecība 1:1 kļūst par izņēmumu. Ap trešdaļa organizāciju iet tālāk par 1,5 darbiniekiem uz vietu, un 83% ņem vērā amata funkciju (Facilities Dive par CBRE datiem, 2026).
Ko tas nozīmē jūsu birojam:
- Attiecību izvēlieties pēc sava uzņēmuma visnoslogotākās dienas, nevis pēc vidējā rādītāja.
- Komandām ar ikdienas klātbūtni paredziet pastāvīgas vietas, pārējiem kopīgas.
- Pārbaudiet attiecību pēc pirmajiem darba mēnešiem jaunajā birojā ar rezervēšanas vai sensoru datiem un pielāgojiet.
Plānošanas soļi
- Izmēriet pašreizējo situāciju. Noslodze pa nedēļas dienām, sapulču telpu izmantošana, darbinieku aptauja.
- Pieņemiet darba modeli. Hibrīdā darba politika, kuras komandas ir birojā ikdienā, kuras retāk.
- Sagatavojiet brīfu. Darbinieku skaits visnoslogotākajā dienā, vietu veidi, vietu attiecība, budžets, termiņi, ilgtspējas prasības.
- Novērtējiet telpas. Platība, forma, dienasgaisma, akustika, inženiertīkli un nomas nosacījumi.
- Izstrādājiet plānojuma variantus. Zonas, darba vietu izvietojums, sapulču telpas, kopīgās zonas. Salīdziniet vismaz divus variantus.
- Izvēlieties mēbeles un risinājumus. Ergonomika, izturība, garantija, apkope un kopējās izmaksas.
- Saskaņojiet laika grafiku. Piegādes, montāža, IT, pārcelšanās nedēļas nogalē vai pa posmiem.
- Pārceliet un pārbaudiet. Pēc ievākšanās savāciet atsauksmes un noslodzes datus un pielāgojiet.
Izmaksas: skatieties uz visu kalpošanas laiku
Iegādes cena ir tikai daļa no biroja izmaksām. Salīdzinot piedāvājumus, vērtējiet kopējās izmaksas visam līguma vai mēbeļu kalpošanas laikam.
| Izmaksu daļa | Kas to ietekmē | Ko jautāt piegādātājam |
|---|---|---|
| Telpu noma | Platība, līguma termiņš, vietu attiecība | Vai plānojums izmanto visu platību? |
| Iekārtošana | Darba apjoms, mēbeļu kvalitāte, pasūtījuma risinājumi | Kas ietilpst cenā: piegāde, montāža, projektēšana? |
| Uzturēšana | Materiālu noturība, kopšana, remontējamība | Kāda ir garantija un rezerves daļu pieejamība? |
| Pārmaiņas | Vai mēbeles var pārkārtot, ja komanda mainās | Vai sistēmu var paplašināt un pārveidot? |
| Kalpošanas beigas | Atkārtota izmantošana, pārstrāde, utilizācija | Vai ražotājs pieņem atpakaļ vai atjauno? |
Biežākās kļūdas
| Kļūda | Sekas | Kā izvairīties |
|---|---|---|
| Plāno pēc darbinieku skaita, nevis visnoslogotākās dienas | Pārāk liela vai pārāk maza platība | Izmēriet noslodzi pirms brīfa |
| Samazina platību pārāk agresīvi | Trūkst vietu, jāpaplašina; CBRE: 21% uzņēmumu, kas to izdarīja, tagad paplašina | Atstājiet rezervi un pārbaudiet ar datiem |
| Visas vietas vienādas | Nav kur koncentrēties vai runāt pa telefonu | Plānojiet vietas pēc aktivitātēm |
| Izvēlas pēc zemākās iegādes cenas | Augstākas uzturēšanas un nomaiņas izmaksas | Salīdziniet kopējās izmaksas |
| Darbinieki nav iesaistīti | Zema biroja izmantošana un pretestība | Aptauja un komunikācija pirms un pēc |
| Akustika atstāta uz beigām | Troksnis atvērtā birojā | Akustiku plānojiet kopā ar plānojumu |
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai Latvijā ir noteikta minimālā biroja platība uz darbinieku? Nē. MK noteikumi Nr. 359 prasa pietiekamu platību, augstumu, gaisa tilpumu un kustību brīvību, bet nenosaka skaitļus kvadrātmetros. Pēc OSPACE pieredzes vienai darba vietai atvērtā birojā plāno aptuveni 10–12 m². Kopējā biroja platība uz cilvēku ar visām kopīgajām zonām starptautiski ir ap 12–15 m² (JLL, 2025).
Kādu vietu attiecību izvēlēties hibrīdam birojam? To nosaka jūsu visnoslogotākās dienas noslodze. Starptautiski lielākā daļa organizāciju izvēlas 1,01–1,49 darbiniekus uz vietu, bet attiecība jāpārbauda ar saviem datiem.
Ar ko sākt, ja līgums vēl nav parakstīts? Ar noslodzes mērījumu un brīfu. Tie palīdzēs novērtēt, vai piedāvātās telpas der jūsu darba modelim.
Kā pārcelties, neapstādinot darbu? Plānojiet montāžu un IT pirms pārcelšanās dienas un pārceliet komandas pa posmiem vai brīvdienās.
Kurš uzņēmumā atbild par biroja projektu? Parasti projektu vada biroja vai administratīvais vadītājs, bet lēmumus par budžetu un darba modeli pieņem vadība kopā ar HR un finanšu dienestu.
Avoti
- MK noteikumi Nr. 359 “Darba aizsardzības prasības darba vietās”, likumi.lv, spēkā esošs, skatīts 2026-10-23
- CBRE, 2025 European Office Occupier Sentiment Survey, 2025-10-01
- Facilities Dive: Peak office use hits 80%, topping pre-pandemic levels (CBRE dati), 2026-07-21
- Facilities Dive: Offices and workstations are getting smaller (JLL Global Occupancy Planning Benchmark Report 2025), 2025-07-21
- Radio Prague International: JLL survey, Prague ranks 22nd globally in office space per employee, 2021-09-05
- BCO: Office occupancy, density and utilisation, 2018
- OSPACE projektu pieredze: plānojuma un pārcelšanās termiņi, platība uz darba vietu (sniedza OSPACE, 2026-10-23)